臺中市各機關學校會計檔案銷毀注意事項
中華民國101年 1月4日府授主五字第1010002136號函訂定
中華民國101年5月21日府授主五字第1010084428號函修正第6、7點
中華民國105年5月30日府授主五字第1050108086號函修正
一、臺中市為規範各機關學校會計檔案之銷毀具一致性，特訂定本注意事項。
二、各機關學校會計檔案之銷毀，除依審計法、會計法、檔案法暨政府會計憑證保管調案及銷毀應行注意事項等相關規定辦理外，應依本注意事項之規定。
三、本注意事項所稱各機關學校包括：
(一)臺中市議會。
(二)臺中市政府(以下簡稱本府)及所屬機關學校。
(三)臺中市和平區公所及其所屬機關(以下簡稱和平區公所)。
(四)臺中市和平區民代表會(以下簡稱和平區民代表會)。
四、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計簿籍(帳簿及重要備查簿)及會計報告，其類別及保存年限如附件補充說明：
前項保存年限自總決算公布或令行日起算。
特別預算年度會計報告及特別決算保留執行報告比照特別預算月報之保存年限。
縣市合併前原鄉(鎮、市)公所、和平區公所及和平區民代表會之會計檔案屬性分類詳附件一。
五、會計檔案之銷毀，除有關未了債權債務或因案應續予保存外，應依下列程序辦理：
(一)臺中市議會應徵得審計部臺中市審計處(以下簡稱審計處)同意後，再依檔案法相關規定辦理。
(二)一級機關、本府所屬各區公所、和平區公所及和平區民代表會(如附件二之一流程圖)
1.造具銷毀清冊（如附件三格式）並先報送本府(主計處主政)同意後，檢附本府同意函影本再行函報審計處。
2.經審計處函復同意銷毀後，依臺中市政府檔案管理作業要點規定辦理。
3.經國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔管局)函復同意銷毀後，自行依規定擇期辦理銷毀作業。
(三)二級機關或學校(如附件二之二流程圖)
1.造具銷毀清冊（如附件三格式）報送該管上級機關，該管上級機關同意後函報審計處。
2.經審計處函復同意銷毀後，該管上級機關將審計處同意銷毀公文函轉二級機關。
3.二級機關接獲同意銷毀公文後，依臺中市政府檔案管理作業要點規定辦理。
4.經檔管局函復同意銷毀後，自行依規定擇期辦理銷毀作業。
5.高中（職）以下學校請逕依該管上級機關及審計處同意銷毀函自行依規定銷毀，免依第三目至第四目規定辦理。
六、同意銷毀等相關公文應永久保存並列入交代。
七、會計檔案遇有遺失、損毀等情事，應檢附會計檔案缺漏報告及缺漏情形表（如附件四格式）並敘明下列事項，層送本府(主計處主政)轉請審計處審核：
(一)會計檔案遺失、損毀原因。
(二)會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意並無怠忽。
(三)對於公款是否遭受損害。
(四)有無未了債權債務或因案應續予保存之情形。
(五)依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計簿籍及會計報告等會計檔案清冊。
(六)未來會計檔案管理之機制。
(七)檢附相關文件或照片等。